Cómo Hacer una Factura Correctamente siendo Autónomo en España (2026)
Una factura incorrecta puede ser rechazada por tu cliente, dar problemas en una inspección de Hacienda o impedirte deducir el IVA. Aquí tienes todo lo que necesitas saber para emitir facturas sin errores.
¿Qué es una factura y cuándo estás obligado a emitirla?
Una factura es el documento mercantil que acredita la entrega de un bien o la prestación de un servicio. Como autónomo en España, estás obligado a emitir factura en los siguientes casos:
- Siempre que tu cliente sea una empresa o profesional (otro autónomo, SL, SA, etc.)
- Cuando el destinatario sea una Administración Pública
- En exportaciones y entregas intracomunitarias
- Cuando el cliente particular te la solicite expresamente
- Cuando la operación esté sujeta a retención de IRPF
Si vendes a consumidores finales (particulares) y no superan los 400€ con IVA incluido, puedes emitir un ticket o factura simplificada en lugar de la completa.
Campos obligatorios en una factura (según el Reglamento de Facturación)
El Real Decreto 1619/2012 establece los datos mínimos que debe contener cualquier factura completa. A continuación te mostramos un ejemplo visual con todos los campos marcados:
Tu Nombre o Razón Social
NIF: 12345678A · Dirección completa
Email · Teléfono
Emisor (tú) OBLIGATORIO
Nombre completo o razón social
NIF/CIF
Domicilio fiscal completo
Destinatario (tu cliente) OBLIGATORIO
Nombre completo o razón social
NIF/CIF
Domicilio completo
| Descripción OBLIGATORIO | Cantidad | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Descripción detallada del servicio prestado | 1 | 1.000,00 € | 1.000,00 € |
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21% OBLIGATORIO | 210,00 € |
| IRPF -15% si procede | -150,00 € |
| TOTAL A COBRAR | 1.060,00 € |
Lista completa de campos obligatorios
- Número de factura Debe ser correlativo y sin saltos. Series separadas si tienes varios tipos de facturas (ej: 2026-001, 2026-002...).
- Fecha de expedición El día en que emites la factura. Diferente a la fecha de prestación del servicio si es necesario indicarla.
- Tus datos completos Nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio fiscal.
- Datos del destinatario Nombre/razón social, NIF/CIF y domicilio del cliente. Imprescindible cuando el cliente es empresa o profesional.
- Descripción de la operación Qué servicio o bien has entregado. Cuanto más detallado, mejor ante una posible inspección.
- Base imponible El precio de tu trabajo antes de impuestos. Sobre esta cantidad se calcula el IVA y el IRPF.
- Tipo impositivo de IVA El porcentaje de IVA aplicado (21%, 10%, 4% o exento). Siempre debe figurar expresamente.
- Cuota de IVA El importe del IVA en euros. Debe coincidir exactamente con base × tipo.
- Retención de IRPF Obligatoria si facturas a empresas o profesionales. El porcentaje general es el 15% (7% si estás en tus dos primeros años).
- Total a cobrar Base + IVA - IRPF. Es lo que efectivamente recibirás del cliente.
¿Qué tipo de IVA debo aplicar?
En España existen cuatro tipos de IVA. Aplicar el tipo equivocado es uno de los errores más habituales y puede tener consecuencias en una inspección.
Como autónomo que presta servicios profesionales (consultoría, diseño, desarrollo web, asesoría, marketing...), lo habitual es aplicar el 21% de IVA salvo excepciones muy concretas.
¿Cuándo y cuánto IRPF debo retener?
La retención de IRPF funciona como un anticipo del impuesto que pagarás en la Declaración de la Renta. La aplica el pagador (tu cliente), que te la descuenta del total y la ingresa en Hacienda en tu nombre.
| Situación | Retención IRPF |
|---|---|
| Profesional general (más de 2 años de actividad) | 15% |
| Nuevas actividades (primeros 2 años) | 7% |
| Determinadas actividades agrícolas/ganaderas | 2% |
| Facturas a particulares | No aplica |
| Facturas a empresas de la UE (sin establecimiento en España) | No aplica |
💡 Truco: Si estás en tus dos primeros años de actividad y quieres aplicar el 7%, debes indicarlo expresamente en la factura con una nota como: "Retención reducida del 7% aplicada en virtud del art. 95.1 del RIRPF por inicio de actividad."
Factura a empresa vs factura a particular
| Campo | A empresa / autónomo | A particular |
|---|---|---|
| NIF del cliente | ✓ Obligatorio | Optativo |
| Domicilio del cliente | ✓ Obligatorio | Optativo |
| Retención IRPF | ✓ Sí (15%) | No |
| IVA | ✓ Sí (deducible) | ✓ Sí |
| Factura simplificada válida | Solo si < 400€ | ✓ Sí |
Errores más comunes al hacer facturas (y cómo evitarlos)
❌ Errores que pueden costarte caro
- Numeración con saltos: Si vas de la 2026-003 a la 2026-005, Hacienda puede sospechar que has "perdido" una factura.
- No incluir el NIF del cliente empresa: La factura puede no ser deducible para tu cliente y te la pueden rechazar.
- Olvidar la retención IRPF: Si no la incluyes cuando debes, tu cliente puede hacerte la corrección y pagarte menos de lo esperado.
- Tipo de IVA incorrecto: Aplicar un 10% donde corresponde un 21% puede generar problemas en una comprobación.
- Descripción demasiado vaga: "Servicios" o "trabajos" no es suficiente. Detalla qué hiciste, para qué proyecto y en qué periodo.
- Redondear el IVA mal: El importe del IVA debe ser exactamente base × tipo, sin redondeos caprichosos.
- Fecha incorrecta: La factura debe emitirse el mismo día o poco después de prestar el servicio, no meses después.
Formato y conservación de facturas
La ley no obliga a usar ningún software específico. Puedes hacer facturas en Word, Excel, PDF o con cualquier programa de facturación. Lo importante es que contengan todos los campos obligatorios y que las conserves durante al menos 4 años (el periodo de prescripción tributaria).
Si las emites en papel, guarda copia física o escanéalas. Si son electrónicas, asegúrate de tener un sistema de backup. Hacienda puede pedirte cualquier factura de los últimos 4 años en una inspección.
⚠️ Próximamente obligatorio — Factura electrónica (Veri*factu): La Ley Antifraude obliga a los autónomos a usar software de facturación certificado por la AEAT. Aunque el calendario de implantación se ha ido retrasando, es probable que sea obligatorio para autónomos a lo largo de 2026. Consulta con tu gestor para estar preparado.
Ejemplo práctico: factura completa paso a paso
Imagina que eres diseñador gráfico autónomo y facturas 1.000€ de servicios a una empresa:
- Base imponible: 1.000,00 €
- IVA 21%: + 210,00 €
- Retención IRPF 15%: - 150,00 €
- Total a cobrar: 1.060,00 €
- Tu cliente ingresa el IVA (210€) a través del 303 y la retención (150€) a través del 111.
- Tú declaras los 1.000€ como ingreso en tu 130 trimestral y en la Renta anual.
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